สัมมนาธุรกิจ ถือเป็นอีกหนึ่งงานสัมมนาที่น่าสนใจในปัจจุบัน เพราะเป็นการรวมกลุ่มของผู้คนที่มีความคิด ความสนใจ และทำงานในสายอาชีพที่คล้ายคลึงกันให้ได้มาพบปะ รวมทั้งรับฟังเรื่องราวและเทคนิคที่นำไปต่อยอดสร้างธุรกิจของตัวเองได้ต่อไป การจัดสัมมนาธุรกิจให้ประสบความสำเร็จต้องครอบคลุมเนื้อหาและมีขั้นตอนการทำงานอย่างไรบ้าง หาคำตอบได้ในบทความนี้
สัมมนาธุรกิจ เป็นอย่างไร
สัมมนาธุรกิจ ว่าด้วยการสัมมนาที่ดึงดูดผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจรายย่อยให้เข้าร่วมสัมมนาเป็นหลัก เนื้อหามักเล่าถึงเรื่องราวความสำเร็จและกลยุทธ์ในการสร้างธุรกิจ แนวคิดทำการตลาด และการขออนุญาตประกอบธุรกิจและขยายสาขา เช่น งานสัมมนาธุรกิจที่รวมตัวกลุ่มคนที่สนใจด้านการตลาดและสื่อโซเชียล โดยผู้เข้าร่วมงานสัมมนาธุรกิจจะได้เรียนรู้และฝึกฝนการสร้างและพัฒนาธุรกิจตัวเองผ่านช่องทางเฟซบุ๊ก ทวิตเตอร์ อินสตาแกรม และแพลตฟอร์มออนไลน์อื่น ๆ อย่างเหมาะสม เป็นต้น
อาจกล่าวได้ว่า งานสัมมนาธุรกิจเป็นพื้นที่ส่งต่อความคิดและแรงบันดาลใจให้กับผู้ที่สนใจหรือต้องการสร้างธุรกิจของตัวเองให้เติบโตยิ่งขึ้น รวมทั้งปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบัน โดยนำแนวคิดที่ได้รับจากการฟังสัมมนาไปใช้ให้เหมาะสม เพื่อนำไปสู่การเติบโตของธุรกิจอย่างยั่งยืน แน่นอนว่าการจัดสัมมนาธุรกิจจึงเป็นมากกว่าการจัดงานหรือกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งขึ้นมา ผู้จัดงานจำเป็นต้องคำนึงถึงสิ่งที่ผู้เข้าร่วมจะได้รับกลับไปด้วย
สัมมนาธุรกิจ ให้ได้ผลต้องมีอะไรบ้าง
เมื่อพูดถึงการสัมมนาธุรกิจ ผู้จัดงานต้องให้ความสำคัญกับสิ่งที่จะพูดหรือ “เนื้อหา” ของสัมมนานั้นว่าจะนำเสนอประเด็นใดบ้าง โดยประเด็นเหล่านั้นต้องแหลมคมและดึงดูดมากพอ จนทำให้ผู้คนอยากลงทะเบียนมาเข้าร่วมงาน โดยทั่วไปแล้ว เนื้อหาของสัมมนาธุรกิจที่ควรมีในงานนั้น ประกอบด้วยเรื่องราวต่อไปนี้
บอกเล่าแรงจูงใจ
เริ่มแรกลองนึกดูว่าทำไมคุณถึงตัดสินใจลงทะเบียนไปฟังสัมมนาธุรกิจของงานสักงานหนึ่ง เหตุผลหลัก คงไม่ใช่เพราะอยากหาเงินจากสิ่งที่ทำเพียงอย่างเดียวแน่นอน แต่ทุกอย่างล้วนเป็นเรื่องของแรงบันดาลใจ
การจัดสัมมนาธุรกิจที่ดีจึงควรบอกเล่าเรื่องราวที่กระตุ้นความคิดและปลุกความต้องการภายในใจให้ผู้ที่สนใจหรือกำลังเริ่มต้นธุรกิจใหม่ได้ค้นพบทางที่ใช่ของตัวเอง สัมมนาธุรกิจจึงเป็นเหมือนคอมมูนิตี้ที่รวมเอากลุ่มคนที่มีความสนใจทำธุรกิจและรักในสิ่งคล้ายคลึงกันให้ได้มาเจอกัน หากผู้จัดงานค้นหาและหยิบยก "แรงบันดาลใจ" นั้นขึ้นมาเป็นแกนหลักของเนื้อหาได้ ก็จะดึงดูดกลุ่มคนที่มีความสนใจในเรื่องดังกล่าวให้เข้าฟังสัมมนาได้ไม่ยาก
นำเสนอความเป็นผู้ริเริ่ม
การเดินตามรอยความสำเร็จเป็นสูตรที่ใครก็ทำตามได้ แต่การนำเสนอเรื่องราวที่กระตุ้นให้เกิดการคิดจนนำไปสู่การริเริ่มทำสิ่งใหม่หรือที่เรียกว่า "ผู้บุกเบิก" ถือเป็นเอกลักษณ์หนึ่งที่งานสัมมนาธุรกิจที่ดีจำเป็นต้องสอดแทรกลงไปในเนื้อหางานของตนเอง เพราะงานสัมมนาไม่ได้มุ่งเน้นขายข้อดีของสินค้า บริการ หรือองค์กรเป็นสำคัญ แต่ต้องกระตุ้นผู้คนให้เกิดการพัฒนาเปลี่ยนแปลงตัวเองไปในทางที่ดีขึ้นหลังจากเข้าฟังสัมมนาจบออกไป
เข้าใจหลักการตลาด
นอกเหนือจากเรื่องราวสร้างความคิดและจรรโลงใจผู้เข้าฟังสัมมนาแล้วนั้น งานสัมมนาธุรกิจควรประกอบด้วยเนื้อหาที่กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมลงมือทำได้จริง กลยุทธ์ทางการตลาดถือเป็นอีกเรื่องหนึ่งสำคัญและได้รับความสนใจจากผู้เข้าฟังไม่น้อย เมื่อผู้เข้าฟังตัดสินใจลงทะเบียนมางานสัมมนาของคุณแล้วนั้น นั่นหมายความว่าพวกเขามีความเชื่อมั่นแนวคิดและวิธีการทำงานและสร้างแบรนด์ของคุณ พวกเขาอยากรู้ว่าทำไมแบรนด์ถึงประสบความสำเร็จ วิธีทำหรือกลยุทธ์ในการทำธุรกิจนั้นคืออะไร ผู้จัดงานจำเป็นต้องสื่อสารแนวคิดดังกล่าว ออกมาให้เข้าใจง่าย ฟังแล้วต้องนำไปปฏิบัติตามได้จริง
รู้จักสร้างฐานผู้ติดตาม
ไม่ว่าคุณจะมีเรื่องราวการเดินทางของแบรนด์ที่น่าตื่นตาตื่นใจแค่ไหน เป็นผู้ริเริ่มสร้างสินค้าหรือบริการสร้างสรรค์เท่าใด หรือมีแนวคิดทำธุรกิจที่ไม่เหมือนใครอย่างไรบ้าง หากขาดเรื่องราวที่ว่าด้วยการทำอย่างไรให้คนรัก ก็อาจทำให้งานสัมมนานั้นไม่สมบูรณ์ได้ เพราะการทำให้คนรักหรือสร้างฐานผู้ติดตามคืออีกหนึ่งเคล็ดลับเฉพาะตัวของแต่ละแบรนด์ว่าทำอย่างไรให้หาลูกค้าและรักษาพวกเขาให้อยู่ด้วยไปได้นาน
สัมมนาธุรกิจ จัดอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ
การจัดสัมมนาธุรกิจให้ประสบความสำเร็จนั้น จะแบ่งออกเป็นช่วงใหญ่ ๆ 4 ช่วง ด้วยกัน ได้แก่ ช่วงวางแผน ช่วงลงรายละเอียด และช่วงสรุปภาพรวม ซึ่งแต่ละช่วงมีรายละเอียดดังนี้
ช่วงวางแผน
คือช่วงเริ่มต้นของการทำงานสัมมนา ยิ่งวางแผนงานออกมาได้เกือบสมบูรณ์มากเท่าไหร่ ก็ทำให้ลงรายละเอียดและสรุปภาพรวมของงานได้ง่ายและเร็วยิ่งขึ้น โดยวิธีวางแผนจัดสัมมนาธุรกิจมีดังนี้
- ระบุวัตถุประสงค์ของงาน ทำไมถึงจัดงานนี้ ควรมีจำนวนผู้เข้าร่วมสัมมนากี่คน ผู้เข้าร่วมงานเป็นกลุ่มไหน รายได้หลังหักค่าใช้จ่ายจะได้เท่าไหร่
- ตั้งงบประมาณ ราคาตั๋วเข้าร่วมงานเท่าไหร่ ทุนสำรองควรมีเท่าไหร่
- กำหนดวันเวลาจัดงาน ควรเลือกวันจัดงานไว้สักสองสามตัวเลือก ในกรณีที่ติดขัดบางอย่าง จะได้ปรับเปลี่ยนวันเวลาจัดงานได้จนกว่าจะเข้าสู่การสรุปภาพรวมทั้งหมด
- เลือกสถานที่ สถานที่ใดที่เหมาะสมและรองรับการสัมมนาธุรกิจที่จะจัดขึ้น มีการเชื่อมต่อสัญญาณอินเทอร์เน็ตพร้อมหรือไม่ ตรวจสอบรายชื่อสถานที่ที่มีอยู่ก่อนแล้วว่าสถานที่ใดเข้าข่ายหรือตรงกับความต้องการบ้าง
- วางตัวผู้พูดสัมมนา ผู้พูดสัมมนาธุรกิจลักษณะเดียวกันนั้นมีใครบ้าง โดยอาจเก็บข้อมูลจากการดูทอล์กหรืองานสัมมนาที่ผู้พูดคนนั้นเคยไปร่วมขึ้นพูด จากนั้นจึงลองติดต่อรายชื่อผู้พูดว่าสะดวกและสนใจเข้าร่วมสัมมนาธุรกิจที่กำลังจะจัดขึ้นหรือไม่
- วางตัวผู้สนับสนุน เลือกว่าผู้สนับสนุนงานสัมมนานี้ควรเป็นแบรนด์แบบไหน และทางผู้จัดงานจะให้ข้อเสนออะไรตอบแทนอย่างเหมาะสม โดยอาจรีเสิร์ชจากงานสัมมนาธุรกิจที่มีลักษณะคล้ายกัน ว่าร่วมเป็นพาร์ทเนอร์กับผู้สนับสนุนรายใดบ้าง จากนั้นให้รวบรวมรายชื่อไว้ เพื่อจัดทำแพ็กเก็จราคาไปเสนอขายต่อไป
ช่วงลงรายละเอียด
คือช่วงที่ต้องตัดสินใจและลงรายละเอียดงานส่วนต่าง ๆ ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ซึ่งจำเป็นต้องเริ่มทำการตลาดให้กับงานสัมมนาค่อนข้างมากเป็นพิเศษ ซึ่งมีรายละเอียดแต่ละขั้นตอน ดังนี้
- เลือกผู้พูดงานสัมมนา ทีมงานต้องร่วมตัดสินใจว่าจะเลือกใครมาเป็นผู้พูดของงานสัมมนา พร้อมกำหนดงบประมาณส่วนนี้และรวบรวมข้อมูลการติดต่อของผู้พูดแต่ละคนมา เมื่อติดต่อและได้รับการตอบรับเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ให้ขอรายละเอียดข้อมูลส่วนตัว รูปภาพ เพื่อนำไปจัดทำข้อมูลประชาสัมพันธ์ต่อไป รวมทั้งเตรียมของสมนาคุณ เพื่อมอบเป็นสินน้ำใจแก่ผู้พูดหลังจบงานด้วย
- จัดเตรียมเรื่องค่าใช้จ่าย วางแผนและติดตั้งระบบลงทะเบียนและซื้อตั๋ว รวมทั้งตัดสินใจเลือกรายชื่อผู้สนับสนุนของงานทั้งหมด
- สร้างเว็บไซต์สำหรับงานสัมมนา เลือกเว็บไซต์ที่จะใช้เป็นหน้าเพจเมื่อผู้สนใจคลิกเข้ามาอ่านรายละเอียดและต้องการลงทะเบียนต่อไป วางแผนและออกแบบเนื้อหาที่ควรมีในหน้าเว็บไซต์นั้น อัปโหลดเนื้อหาและทดสอบระบบให้พร้อมใช้งาน ไม่ติดขัดปัญหาใด
- วางแผนประชาสัมพันธ์ คิดแผนประชาสัมพันธ์ วางแผนสื่อสารไปยังกลุ่มเป้าหมายให้สอดคล้องกับความต้องการของแบรนด์และงานสัมมนา โดยเลือกประชาสัมพันธ์ผ่านช่องทางอีเมลและสื่อโซเชียล นอกจากนี้ การสร้าง Facebook Event ก็ถือเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยสื่อสารและประชาสัมพันธ์งานสัมมนาผ่านช่องทางออนไลน์ได้ โดยอาจนำเสนอออกมาในรูปแบบวิดีโอ เพื่อดึงดูดความสนใจกลุ่มเป้าหมายมากขึ้น
- เลือกสถานที่จัดงาน ประสานงานกับเจ้าหน้าที่หรือผู้ที่ดูแลเรื่องสถานที่จัดงาน โดยดูตั้งแต่เรื่องรูปแบบห้องสัมมนาที่จะใช้ อุปกรณ์ในการสัมมนา ระบบรักษาความปลอดภัย การตรวจสอบและกรองคนเข้าออกงาน รวมทั้งสัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในงาน เพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจร่วมกันว่าหากใช้สัญลักษณ์นี้หมายถึงว่าต้องทำอะไรบ้าง
- ร่างกำหนดการ เริ่มจากร่างตารางเวลางานโดยสังเขป ใครจะขึ้นพูดตอนไหนบ้าง ผู้เข้าร่วมจะพักรับประทานอาหารว่างและอาหารกลางวันตอนไหน เมื่อร่างกำหนดการเรียบร้อยแล้ว ให้ทีมงานร่วมกันตรวจสอบ เพื่อหาสรุปของกำหนดการฉบับสมบูรณ์
ช่วงสรุปภาพรวม
สองเดือนสุดท้ายก่อนถึงวันงานถือเป็นช่วงที่ทุกฝ่ายจำเป็นต้องช่วยกันปลุกปั้น เพื่อให้งานสัมมนาธุรกิจที่กำลังจะเกิดขึ้นออกมาเป็นรูปเป็นร่างขึ้นมาได้สำเร็จ ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้
- กระตุ้นผู้เข้าร่วมงาน ตอนนี้ถือเป็นช่วงที่ต้องประชาสัมพันธ์และโฆษณาขายงานเป็นพิเศษ โดยอาจเริ่มจากการส่งอีเมลประชาสัมพันธ์ไปยังรายชื่อผู้ติดต่อที่มีอยู่ก่อนแล้ว รวมทั้งทำโฆษณาออนไลน์ไปหากลุ่มเป้าหมาย เพื่อกระตุ้นให้กดลงทะเบียนและซื้อตั๋วเข้ามาฟังงานสัมมนาตามเป้าหมาย
- เตรียมกำหนดการและสคริปต์ที่ใช้จริง สรุปกำหนดการและสคริปต์งานทั้งหมดร่วมกับทีมงาน รวมทั้งส่งสคริปต์แจ้งให้ผู้ที่จะขึ้นพูดในงานรับทราบตรงกัน
- แจ้งข้อมูลรายละเอียด ผู้จัดงานควรแจ้งรายละเอียดจำนวนผู้เข้าร่วมงานแก่บริษัทที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการจัดงาน ผู้พูดสัมมนา และผู้สนับสนุน
- สรุปตารางเวลากับฝ่ายสถานที่ ได้แก่ ผู้ที่มาออกร้านภายในงาน ผู้พูด ฝ่ายตกแต่งจัดงาน